V Invia International, a.s., IČO: 05426677 (dále jen „my“) věnujeme ochraně osobních údajů velkou pozornost. V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme zejména o našich zákaznících a uživatelích našeho webu, zda údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, k jakým účelům je používáme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva.
A. Jaké osobní údaje zpracováváme
Zpracováváme následující osobní údaje:
- identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, číslo a doba platnosti cestovního dokladu, datum narození, příslušnost a rodné číslo, pokud pro vás vyřizujeme víza, pojistnou událost, nebo příspěvek vašeho zaměstnavatele na čerpání našich služeb;
- kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, a adresa bydliště;
- údaje o vašich objednávkách, kterými jsou zejména údaje o službách, které si u nás objednáváte, platby včetně čísla platebního účtu a údaje o reklamacích; informace o vašich věrnostních kartách, pokud jste je u nás využili;
- údaje o vašem zdravotním stavu, kterými jsou zejména informace o zdravotním omezení souvisejícím s využíváním naších služeb, jako je zdravotní hendikep či těhotenství;
B. Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?
V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď:
- bez vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní povinnosti, nebo
- na základě vašeho souhlasu.
Jaká zpracování můžeme provádět bez vašeho souhlasu, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje. Vaše údaje můžeme také zpracovávat, pokud jste spolucestujícím nebo účastníkem jiné služby, která je u nás objednána nebo pokud s námi komunikujete.
B.1.1 Zpracování na základě plnění smlouvy
Pokud u nás jako fyzická osoba vytvoříte objednávku, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem vyřízení vaší objednávky vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách.
Jestliže u nás nakoupíte jako zástupce právnické osoby, zpracováváme tytéž údaje za stejným účelem na základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v uzavření a plnění smlouvy s osobou, kterou zastupujete.
To, že tyto údaje použijeme za účelem vyřízení vaší objednávky, znamená, že je použijeme zejména:
- abyste mohli dokončit svou objednávku;
- abychom s vámi mohli o objednávce komunikovat, například vám zaslat její potvrzení;
- v souvislosti se zajištěním a reklamací objednané služby; v této souvislosti můžeme vaše údaje předat také dodavateli služby, jak je popsáno v části Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?;
- v souvislosti s vašimi dalšími požadavky, se kterými se na nás obrátíte např. pomocí call centra, jak je popsáno v části Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů.
Pro tento účel osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k vyřízení vaší objednávky, popř. vyřízení smluvního požadavku, jako je reklamace.
B.1.2 Zpracování na základě oprávněného zájmu
Pokud u nás vytvoříte závaznou objednávku, uchováme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách na základě našeho oprávněného zájmu (bez vašeho souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.
V případě vytvoření objednávky dále zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) vaše identifikační a kontaktní údajea údaje o vašich objednávkách za účelem:
- získání informací, na základě kterých pro vás budeme moci naše služby v budoucnu vylepšit, zejména zjišťování vaší spokojenosti s našimi službami; naším oprávněným zájmem je zde zlepšování našich služeb pro vás a
- poskytováním nabídek na míru a cílené reklamy, které vám můžeme zaslat e-mailem, textovou zprávou, pomocí sociálních sítí, sdělit je po telefonu nebo jinými elektronickými prostředky nebo vám je zaslat poštou; naším oprávněným zájmem je zde efektivní propagace našich služeb.
Pokud jste si tedy u nás objednali zájezd, můžeme vás oslovit s cílenou nabídkou na komplexní cestovní pojištění. Z vaší objednávky také můžeme také usoudit, do jaké skupiny zákazníků patříte, a podle toho vám zaslat nabídku na související služby, které by vás mohly zajímat.
Za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, zpracováváme údaje po dobu trvání promlčecí doby (3 roky) a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.
Pro ostatní uvedené účely osobní údaje používáme po dobu 3 let od uskutečnění objednávky.
Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.
B.1.3 Zpracování na základě plnění právních povinností
I my musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu, nemusíme získat pro takové zpracování váš souhlas. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje, údaje o objednávkách, a to z důvodu dodržování zejména následujících zákonů:
- zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
- zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele,
- zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
- zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu 10 let.
B.1.4 Zpracování na základě souhlasu
Pokud nám udělíte při objednávání služby svůj souhlas, můžeme za účelem vyřízení vaší objednávky také zpracovávat:
- vaše údaje o zdravotním stavu, abychom mohli evidovat vaše zdravotní omezení při cestování a zajistit, aby tato omezení byla při poskytování našich služeb respektována; takový souhlas z vaší strany musí být výslovný;
- vaše rodné číslo pro účely zajištění víz v případech, kde země pro kterou chcete vízum zajistit, vyžaduje rodné číslo jako součást žádosti o vízum; v takových případech vám vízum bez vašeho souhlasu se zpracováním rodného čísla nemůžeme zajistit;
- vaše rodné číslo pro zajištění příspěvku vašeho zaměstnavatele, pokud váš zaměstnavatel takový příspěvek naším prostřednictvím poskytuje.
Tyto údaje zpracováváme dobu nezbytnou k vyřízení vaší objednávky, popř. vyřízení smluvního požadavku, jako je reklamace, nebo do odvolání vašeho souhlasu. Ve vybraných případech si můžeme Vaše údaje ponechat i po odvolání souhlasu, a to pokud je to nezbytné pro ochranu našich právních nároků. Pak tyto údaje budeme uchovávat po dobu popsanou výše v části Zpracování na základě oprávněného zájmu.
B.2 Pokud jste spolucestujícím nebo účastníkem jiné služby, která je u nás objednána
Pokud jste spolucestujícím nebo účastníkem jiné služby, která je u nás objednána, zpracováváme vaše identifikační a kontaktní údaje:
- na základě našeho oprávněného zájmu za vyřízení objednávky našeho zákazníka. Toto vyřízení objednávky je také naším oprávněným zájmem;
- na základě našeho oprávněného zájmu pro získání informací, na základě kterých budeme moci naše služby v budoucnu vylepšit, nebo informací pro vytváření našich statistik a přehledů; naším oprávněným zájmem je zde zlepšování našich služeb pro naše zákazníky;
- za účelem plnění právních povinností zejména dle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví;
- na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly; našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.
- s vaším souhlasem jestliže je pro vyřízení objednávky nutné zpracovat rodné číslo nebo údaje o vašem zdravotním stavu; takový souhlas může ve vašem zastoupení udělit také osoba, která u nás vytváří objednávku;
Pro přípravy, uzavření a plnění smlouvy s naším zákazníkem osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k vyřízení objednávky. Po uplynutí této doby údaje dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání promlčecí doby (3 roky) a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb. Pro účely plnění právních povinností osobní údaje používáme po dobu 10 let.
Proti tomuto zpracování na základě opravného zájmu máte právo uplatnit námitku.
B.3 Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů
Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím call centra a e-mailu, budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci včetně nahrávek hovorů na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem:
- vyřízení vašich požadavků; pokud jste u nás vytvořili objednávku a váš požadavek se vztahuje k objednávce, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění smlouvy s vámi;
- evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas;
- prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou něco objednáváte nebo uplatníte reklamaci;
- jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb.
Pro tyto účely osobní údaje uchováváme po dobu 1 roku od ukončení poskytování námi zprostředkovaných služeb. Proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.
C. Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
V případech popsaných v části Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje? zpracováváme vaše osobní údaje my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro které vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení.
Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to:
- v souvislosti s vyřízením vaší objednávky našim partnerům, kteří se na tomto plnění podílejí, jak je uvedeno v části Pokud u nás něco objednáváte, konkrétně
- lokálním cestovním kancelářím a dalším třetím stranám, které zajišťují dodatečné služby k vašemu zájezdu, pokud je to nezbytné pro vyřízení vaší objednávky (jestliže nejednáme jako zpracovatel dané třetí strany) nebo pokud reklamujete naše služby zprostředkování a k vyřízení vaší reklamace je třeba součinnost lokální cestovní kanceláře nebo jiné třetí strany;
- partnerům, kteří pro nás zajišťují rezervaci letenek v mezinárodních rezervačních systémech, zejména společnostem Amadeus Czech Republic and Slovakia, s.r.o., IČO 49680030 a ASIANA, spol. s r.o., IČO 49704362.
Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají pouze podle našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?. Takovými zpracovateli jsou:
- cz, a.s., IČO: 26702924, Invia.sk, s.r.o., IČO: 35 884 797 (Slovenská republika), Invia.hu Kft. IČO: 01-09-875135 (Maďarská republika), které pro nás zajišťují prodej našich služeb;
- poskytovatelé účetních služeb, zejména A-ENTER UCETNI s.r.o., IČO 27390071.
V některých případech také zpracováváme vaše osobní údaje jako zpracovatel, a to pokud:
- s vámi uzavíráme smlouvu s vámi v zastoupení třetí strany, která k vašemu zájezdu poskytuje dodatečné služby, jako je parkování na letišti, nebo s vámi v zastoupení takové třetí strany vyřizujeme reklamaci;
- s námi řešíte pojistnou událost ze sjednaného pojištění.
D. Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?
Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci objednávání služeb, vytváření a používání účtu, nebo při komunikaci s námi, například na call centru. Osobní údaje přímo od vás získáváme také nahráváním hovorů na call centru. Vaše osobní údaje můžeme získat také od třetí osoby, například když pro vás u nás objedná zájezd.
Pokud u nás něco objednáváte, můžeme v souvislosti s plněním uzavřené kupní smlouvy obdržet dodatečné údaje o vašich objednávkách od bank, našich partnerů provozujících platební systémy, zajišťujících prodej na splátky, například údaj o číslu vašeho účtu, nebo úspěšném provedení platby.
E. Předávání údajů mimo EU
V rámci předání údajů našim zpracovatelům, uvedeným v části Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?“ můžeme vaše údaje předat také do třetích zemí mimo Evropský hospodářský prostor, které nicméně zajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů.
F. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:
Právo na přístup
Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu, kde vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva související se zpracováním vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu „Ochrana osobních údajů zákazníků“. Pokud si však nejste jistí, které osobní údaje o vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se vás týkají, jsou či nejsou z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další kopie již s poplatkem.
Právo na opravu
Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
- odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je váš souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále zpracovávat;
- využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz níže část Právo vznést námitku proti zpracování) u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme nebo
- domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně závaznými předpisy.
Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny vaše osobní údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?).
Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:
- popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
- vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
- vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
- vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo vznést námitku proti zpracování). Po dobu, po kterou šetříme, je-li vaše námitka oprávněná, jsme povinni zpracování vašich osobních údajů omezit.
Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme na základě vašeho souhlasu a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje vám poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na vaši žádost údaje snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.
Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to, abychom v takovém zpracování pokračovali.
Právo podat stížnost
Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu. Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
G. Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na naše zákaznické centrum. Aktuální kontaktní informace jsou dostupné na webu www.invia.cz.
Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména z důvodu složitosti vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném prodloužení a jeho zdůvodnění vás samozřejmě budeme informovat.
G. Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Kromě zákaznického centra je vám ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů k dispozic náš pověřenec pro ochranu osobních údajů. Pověřence lze kontaktovat na e-mailové adrese: dpo@invia.cz.